Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.
Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).
Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.
Заполняем вводные данные функциями Excel
Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.
Скачать табель учета рабочего времени:
В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.
Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.
В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.
Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.
Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.
Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;""). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.
Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.
Автоматизация табеля с помощью формул
Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.
Для примера возьмем такие варианты:
- В – выходной;
- Я – явка (рабочий день);
- ОТ – отпуск;
- К – командировка;
- Б – больничный.
Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;"Я";"В"). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:
Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» - «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24="В";"";8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:
Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:
Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.
Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» - простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы.
Производственный календарь 2016, утвержденный правительством РФ, - незаменимая вещь для бухгалтеров и кадровиков в целях определения количества рабочих дней в отчетном периоде и для других подсчетов. О его особенностях в 2016 году вы узнаете из нашего материала.
Утвержденный для печати табель-календарь на 2016 год
Эта таблица с датами имеет привычный для нас вид с отметкой красным цветом выходных и праздничных дней. Главное отличие производственного календаря 2016, утвержденного правительством РФ, от его простого аналога — в наличии информации:
- о количестве трудовых, выходных дней и праздников;
- норме времени, которую должен отработать сотрудник, с учетом часовой продолжительности трудовой недели (40, 36 и 24 часа).
На каждый новый год составляется новый календарь. Необходимая информация приводится в нем помесячно. Далее она сводится в итоги за каждый квартал, полугодие и год.
Производственный календарь с неделями при пятидневной рабочей неделе на 2016 г.
Пятидневка является одним из самых распространенных видов рабочей недели. Она нашла широкое применение на различных предприятиях и в учреждениях. Особенно пятидневный рабочий график характерен для офисной сферы деятельности.
В режиме пятидневки работают:
- организации и учреждения государственного сектора (казенные, автономные, бюджетные учреждения, органы государственной власти);
- бухгалтерии;
- кредитные учреждения, среди которых могут быть исключения: нередко крупные банки предпочитают иметь несколько рабочих офисов в субботний день;
- учреждения здравоохранения, но и среди них бывают исключения;
- детские сады;
- и многие другие.
Пятидневка предполагает 5-дневный рабочий режим с понедельника по пятницу и 2 дня отдыха (суббота и воскресенье).
Производственный календарь необходим для учета фактически отработанного сотрудниками времени в компании. Напомним, что это является прямой обязанностью организации.
Узнайте особенности ведения учета рабочего времени из нашей статьи .
Рабочее время, выраженное в часах, в 2016 году составит:
- 1974 часа для недели длительностью 40 часов;
- 1776,4 часа для еженедельной нагрузки в 36 часов.
- и 1183,6 часа для самой короткой 24-часовой недели.
Производственный календарь на 2016 год с праздниками и выходными днями
В ст. 112 ТК РФ можно увидеть список официально установленных нерабочих праздничных дней.
Всего их насчитывается 14. Нередко можно услышать еще одно название праздников — «красные дни календаря». Рассмотрим более подробно производственный календарь 2016 года с праздниками :
- Январь.
Числа с 1-го по 6-е, а также 8 января являются днями каникул по случаю Нового года. 7 января — праздничный день.
- Февраль.
На этот месяц приходится мужской праздник — 23 Февраля. Суббота 20-го числа является рабочим днем за отдых в понедельник, 22-го числа. При этом длительность трудовой субботы также сокращается на 1 час.
- Март.
А на март приходится всемирный женский праздник — 8-е число. Понедельник, 7-е число, также является днем отдыха, так как на него переносится 3 января.
В мае 2 праздника — 1-е и 9-е числа. При этом 1 мая приходится на воскресенье и по этой причине переносится на 2 мая. А 3-го числа сотрудники будут отдыхать за 2 января.
- Июнь.
В первом месяце лета 1 праздничный день (12-е число), который выпадает на воскресенье и переносится на понедельник, 13-е число.
- Ноябрь.
4-е число — праздничный день, поэтому четверг 3-го числа должен быть сокращен на 1 час.
- Декабрь.
Декабрьская суббота 31-го числа не является праздничным днем, поэтому в этом месяце только 9 обычных выходных.
Производственный календарь 2016, утвержденный правительством РФ, с комментариями
Производственный календарь на 2016 год характеризуется следующими данными:
- 366 дней по календарю;
- 247 рабочих будних дней;
- и 119 нерабочих дней, что составляет треть от общего количества и половину от трудовых дней.
Решение о переносе праздничных дней на рабочие в этом или следующих месяцах выносит Правительство РФ в виде постановлений. В текущем году актуально постановление Правительства РФ от 24.09.2015 № 1017.
Скачать бесплатно в Excel и распечатать производственный календарь на 2016 год
Производственный календарь всегда должен быть под рукой у бухгалтера, который занимается расчетом заработной платы. Знание рабочих, выходных и праздничных дней поможет избежать ошибок при начислении заработной платы, к примеру, подскажет о двойной оплате за выход на работу в выходные и праздничные дни, расчете отпуска, если на него приходятся нерабочие праздничные дни, и так далее.
Возможность скачать производственный календарь 2016 будет очень удобна для размещения перед собой в наглядном печатном формате.
Производственный календарь на 2016 год скачать бесплатно можно на нашем сайте.
Итоги
Производственный календарь занимает важное место в работе каждого бухгалтера, который занимается расчетом заработной платы сотрудникам. Он помогает избежать ошибок при начислении заработной платы и прочих выплат. Производственный календарь включает в себя помесячные и сводные (за квартал, полугодие и год) данные о рабочих, выходных и праздничных днях, а также о рабочем времени в часах. Производственный календарь также необходим для учета рабочего времени, отработанного персоналом организации, и составления графика его учета. Производственный календарь на 2016 год скачать для распечатывания можно на нашем сайте.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда по унифицированной форме Т-12 требуется для фиксирования и учета времени, отработанного персоналом и расчета ему зарплаты. Составлять табель нужно по указаниям, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вы не обязаны применять унифицированную форму Т-12, разработать бланк для учета времени вы имеете право самостоятельно, но готовый использовать проще.
Образец заполнения унифицированной формы Т-12
Унифицированная форма Т-12 содержит два раздела:
- Учет рабочего времени;
- Расчет с персоналом по оплате труда.
В табеле прописывается все отработанное и неотработанное сотрудником рабочее время в часах/минутах. Вы можете заполнить табель, используя один из следующих способов:
- Заполнение в табеле явок и неявок на работу. При этом в графе 4 в день, когда сотрудник, например, работал сверхурочно (в выходной день), необходимо указать нормальную длительность времени работы и время работы сверхурочно в одной ячейке через косую черту или в скобках. Для этого в верхней ячейке вы пишете – «Я/С», а в нижней – «8/3», где «8» – это нормальная длительность рабочего дня, которая установлена работнику и отработана им, а «3» – то, что отработано сверхурочно.
Кроме того, вы можете внести в графу 4 дополнительные строки напротив фамилии и инициалов сотрудника для того, чтобы отобразить там часы сверхурочной работы. Обратите внимание, чтобы дополнить в строки, вам не нужно издавать приказ об изменении реквизитов форм.
- Фиксация в табеле только отклонений от нормальной продолжительности, то есть неявок, часов, отработанных сверхурочно и т.п. В таком случае в день, когда у сотрудника была сверхурочная работа, в верхних строках графы 4 нужно отмечать буквенный код «С». Под данным кодом, в нижних строках следует указывать длительность сверхурочной работы.
В графах 5 и 7 требуется отразить количество отработанных часов за половину месяца (первую и вторую). В конце месяца в табеле вам необходимо заполнить:
- графу 8, указав в ней общее количество дней, которое работник отработал за месяц; графу 9, где отметить общее количество часов, отработанных сотрудником за месяц с учетом сверхурочных часов;
- графы 10, 11 и 12. В них отдельно показываются отработанные за месяц часы сверхурочной работы;
- графу 14, – она для общего количества всех неявок работника за месяц (часов (дней));
- в графах 15 и 16 проставить код причины неявки и сумму дней/часов неявок сотрудника;
- графу 17, где суммируются все выходные и праздничные дни за месяц.
Если в компании учет отработанного времени и расчет зарплаты ведется по отдельности, то раздел 2 табеля можно не заполнять. В таком случае раздел 1 табеля будет применяться как отдельный самостоятельный документ (см. образец заполнения).
Табель по форме Т-12 оформляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам в компании. За его составление отвечает ответственное лицо – например, работник отдела кадров. Документ по итогу подписывает руководитель подразделения или компании и работник отдела кадров, после чего заполненный табель отправляется в бухгалтерию.
Образец заполнения унифицированной формы Т-12.
В каждой организации ежедневно должен вестись учет наличия сотрудников на своих рабочих местах, для этого отдел кадров применяет унифицированную форму табеля учета рабочего времени по форме Т-13. Он позволяет фиксировать их присутствие, опоздания и отсутствия, причины которого могут возникать по разными причинам, как уважительным, так и не уважительным. На основании данных табеля по окончания месяца бухгалтерия рассчитывает заработную плату сотрудников, особенно это касается тех сотрудников, у которых оплата труда формируется исходя из времени присутствия на рабочем месте.
Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы. Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе. Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.
Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.
Обращаем ваше внимание, что первая часть табеля, за первую половину месяца предоставляется в бухгалтерию для расчета аванса по заработной плате, а на основании полностью заполненного табеля производится полный расчет по оплате труда.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:
- Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
- Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.
Обозначения в табеле учета рабочего времени
| Событие | Цифровой код | Буквенный код |
| Стандартный рабочий день, сотрудник присутствует на рабочем месте | 01 | Я |
| Праздничные и выходные дни. При стандартном графике 5/2 это, как правило, суббота и воскресенье. При индивидуальном графике, например, 2/2 это может быть любой день | 26 | В |
| Сотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске | 09 | ОТ |
| Отпуск по уходу за ребенком, возраст которого не превышает 3-х лет | 15 | ОЖ |
| Отпуск предоставляемый за свой счет, без сохранения заработной платы | 16 | ДО |
| Отпуск по беременности и родам | 14 | Р |
| Больничный | 19 | Б |
| Командировка | 06 | К |
| Неявка сотрудника по не выясненным обстоятельствам | 30 | НН |
Код вида оплаты труда в табеле
- Заработная плата и командировочные – 2000
- Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
- Оплата отпускных – 2012
- Оплата временной нетрудоспособности – 2300
Форма т-13 образец заполнения
Заполнение табеля не представляет собой особой сложности, для этого выбирает удобный для вас вариант ведения учета и проставляете соответствующие данные и коды:
- В “Графе 1” необходимо указать очередной порядковый номер.
- В “Графе 2” – персональные данные по каждому сотруднику организации, в соответствии со , должность и ФИО.
- “Графа 3” содержит табельный номер работника.
- В “Графе 4” используя буквенные коды по каждому сотруднику вносятся данные за каждый день рабы, в верхней клетке соответствующий код, а в нижней клетке указывается продолжительность рабочего сотрудника. Так если установлен график 5/2, то рабочий день составляет 8 часов, а продолжительность рабочего дня при графике 2/2, составит – 11 часов. Вносятся данные за первую половину месяца и за вторую в отдельные графы. Вверху – за первую, а ниже за вторую половину. При возникновении переработки работодатель должен компенсировать сотруднику излишне переработанное время либо в денежном эквиваленте, либо отгулами.
- В “Графе 5” Указываются суммарно отработанное время отдельно за первую половину, и отдельно за вторую половину месяца.
- “Графа 6” содержит итоговое значение отработанного времени (сумма графы 5).
- В “Графе 7” вносятся данные о коде оплаты труда.
- “Графа 8” содержит данные о счете бухгалтерского учета для отражения затрат по заработной плате.
- Графы 10-13 применяются для учета неявок сотрудника с указанием соответствующего кода и количества дней.
Нестандартные ситуации
Отпуск без сохранения зарплаты
Согласно законодательству можно выделить следующие виды таких отпусков:
- По семейным обстоятельствам – “ДО”
- Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый в соответствии с ТК РФ, например, по случаю свадьбы – “ОЗ”
- На основании решения по коллективному договору или по отраслевому решению – “ДБ”
Если во время отпуска присутствуют праздничные дни
При наличии праздничных дней во время отведенного отпуска, в соответствии с производственным календарем на текущий год, такие ни отмечаются кодом “В”. Так, например, если работник ушел в отпуск с 9 по 16 июня, а в этот период есть праздничный день 12 июня, то вместо кода (ОТ) необходимо написать код “В”. Это день не входит в период оплачиваемого отпуска.
Болезнь во время ежегодного отпуска
Если во время отпуска сотрудник перенес болезнь и в подтверждение предоставил больничный лист, то вместо кода “ОТ” необходимо записать код “Б”, в соответствии с больничным. При этом отпуск будет продлен на время болезни.
В 2019 году предприятиям, так же, как и во всех предыдущих годах, нужно оформлять первичные документы бухгалтерского учета, отражая повседневную хозяйственную деятельность организации с фиксацией данных. Одним из таких документов первичного бухгалтерского учета, созданным для сосредоточения данных по рабочему времени в разрезе видов -дневное/ночное время, командировки, отпуск и продолжительности 3-5-8 часов — является табель учета рабочего времени (ТУРВ).
Специалисту бухгалтерской или кадровой службы или табельщику, в чьем ведении на основании Приказа директора предприятия находится составление табеля учета рабочего времени, необходимо руководствоваться базовыми установками, о которых подробно изложено в настоящей статье:
- порядок ведения ТУРВ в 2019 году;
- использование условных обозначений и сокращений в табеле учета рабочего времени;
- заполнение ТУРВ при совмещении должностей работником;
- внесение в ТУРВ данных об отпуске;
- отметка о предоставленном сотруднику отгуле;
- отражение больничного листа в ТУРВ;
- инструкция по заполнению ТУРВ;
- типичные ошибки при заполнении табеля учета рабочего времени.
Порядок ведения: общие правила
Табель учета рабочего времени зачастую ошибочно считают отображением трудовой дисциплины на предприятии, однако этот документ скорее является актом о проделанной работе, составленным силами работодателя на основании трудового договора, заключенного с работником. Нарушения в оформлении табеля сопряжены с налоговыми последствиями. Например, его отсутствие будет трактоваться как необоснованное начисление денежных средств посредством заработной платы и умышленное сокращение налогооблагаемой базы.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ каждый работодатель обязан вести контроль отработанного рабочего времени с отражением факта в часах и условных обозначениях.Для реализации такой установки Постановлением Государственного комитета статистики Российской Федерации от 05. 01. 2004 г. определена спецформа – «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». Также существует упрощенная форма Т-13, именуемая «Табель учета рабочего времени».
В форме Т-12 присутствует 17 граф, а в Т-13 – 13. Также в последней нет выделенного в отдельный лист блока по расчету заработной платы. Упрощенную форму чаще используют при автоматическом учете рабочего времени, например, если на предприятии присутствует пропускная система, фиксирующая время прихода и ухода с работы. Расчет оплаты труда также в таком случае выполняется автоматически. В то же время законодательство и вовсе не требует заполнения блока по оплате труда в рассматриваемых формах.
За каждым сотрудником закрепляется табельный номер, посредством которого работник включается в табель учета рабочего времени на основании приказа о приеме на работу, титулованным своим порядковым номером.
ТУРВ выполняет функции первичного бухгалтерского документа для начисления заработной платы за фактически отработанное время и для обоснования отчетности, предоставляемой в надзорные органы:
- федеральную налоговую службу для проверки налоговых начислений;
- фонд социального страхования для последующего формирования начислений по социальным выплатам;
- государственную инспекцию по трудовым отношениям для контроля соблюдения ТК РФ;
- федеральную службу государственной статистики для формирования сводной базы данных о работающих гражданах.
Предприятие может разработать и пользоваться собственной формой ТУРВ, предварительно оформив такое решение в локальном нормативном акте.
Срок архивного хранения ТУРВ составляет 5 лет, а для предприятий, ведущих свою деятельность в условиях Крайнего Севера или тяжелых, опасных для здоровья и жизни работников – 75 лет.
Предприятия, основанные на базе государственного бюджета, для фиксации рабочего времени используют специальную форму, определенную Министерством финансов РФ в Приказе № 52 н от 30 марта 2015 года.
Учет рабочего времени производится по методу сплошной регистрации или фиксацией отклонений от штатных условий: опоздания, невыход. Неявки, учитываемые в днях и занимающие продолжительное время, такие как, отпуск, командировка, отображаются кодами в верхней строке, в нижней же строке ячейки остаются пустыми.
ТУРВ заполняется по факту ежедневно в течение рабочего дня в месячном периоде. В последний день текущего месяца сводится итог количества фактически отработанных часов, отпускных, больничных, командировочных, отгулов и неявок каждого работника предприятия.
Документ необходимо заполнять корректно, помарки не допускаются. Все графы должны нести достоверные сведения:
- о реквизитах предприятия;
- о названии организации, сокращения в котором запрещены;
- о фамилии, инициалах и должности работников;
- должна присутствовать дата, месяц и год оформления ТУРВ.
Документ составляется на базе Производственного календаря 2019 года, установленных норм рабочего времени, ведется в одном экземпляре и передается в бухгалтерию дважды: для начисления авансовой выплаты и заработной платы за отработанный месяц.
Использование условных обозначений и сокращений в табеле учета рабочего времени
На первом листе специальной формы табеля учета рабочего времени упорядочены цифровые коды видов рабочего времени или их буквенные аналоги. Каждая отметка о специализации времени делается на основании локального документа организации, заверенного подписью руководителя и печатью организации:
| Виды рабочего времени | код | Документ – основание для отметки в ТУРВ | |
|---|---|---|---|
| буквенный | цифровой | ||
| Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 | Трудовой договор или Договор Гражданско-правового характера |
| Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 | График сменности, приказ о привлечении к работе в ночное время |
| Работа в выходные и праздничные дни | РВ | 03 | Приказ директора о привлечении к работе в выходные и праздничные дни |
| Сверхурочная работа | С | 04 | Приказ директора о привлечении к работе |
| Служебная командировка | К | 06 | Приказ о командировании сотрудника, командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполнении задания |
| Продолжительность работы по вахтовому методу | ВМ | 05 | График работы вахтовым методом |
| Повышение квалификации с отрывом от производства | ПК | 07 | Приказ руководителя о направлении на учебу с подписью сотрудника |
| Повышение квалификации с поездкой в другой город | ПМ | 08 | Приказ о направлении на учебу в другой город для повышения квалификации с подписью работника |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 | График отпусков, |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 | Приказ об отпуске с подписью работника |
| Учебный отпуск с сохранением заработной платы | У | 11 | Приказ об отпуске с подписью работника |
| Сокращенная продолжительность рабочего дня для работников, обучающихся без отрыва от производства с частичной оплатой | УВ | 12 | Трудовой договор, приказ о направлении на учебу |
| Учебный отпуск без сохранения заработной платы | УД | 13 | |
| Отпуск по беременности и родам; отпуск, связанный с усыновление/удочерением новорожденного | Р | 13 | Больничный лист |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста | ОЖ | 15 | Приказ о предоставлении отпуска с подписью работника |
| Отпуск без сохранения зарплаты | ДО | 16 | Приказ об отпуске с подписью работника |
| Отпуск без сохранения зарплаты при условиях, предусмотренных законом | ОЗ | 17 | Приказ об отпуске с подписью работника |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты | ДБ | 18 | Приказ об отпуске с подписью работника |
| Временная нетрудоспособность, кроме бытовых травм и уходу за больными и по карантину | Б | 19 | Больничный лист |
| Временная нетрудоспособность в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину | Т | 20 | Справка медицинского учреждения |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени | ЛЧ | 21 | Трудовой договор, приказ |
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу, отстранения от работы незаконными методами с последующим восстановлением | ПВ | 22 | Судебное постановление или решение комиссии по трудовым спорам, предписание государственного инспектора по труду, приказ о восстановлении на работе |
| Невыход на работу во время выполнения государственных или общественных обязанностей | Г | 23 | Приказ |
| Прогул | ПР | 24 | Докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о невыходе на работу, составленный комиссией, объяснительная записка сотрудника, приказ о дисциплинарном взыскании |
| Продолжительность неполного рабочего времени по инициативе работодателя | НС | 25 | Трудовой договор, приказ |
| Выходные и праздничные дни | В | 26 | |
| Дополнительные выходные оплачиваемые дни | ОВ | 27 | Приказ о предоставлении выходных дней с оплатой |
| Дополнительные выходные дни без оплаты | НВ | 28 | Приказ о выходных днях без оплаты |
| Забастовка | ЗБ | 29 | Решение о проведении забастовки, принятое представительским органом забастовочного комитета |
| Неявка на работу по невыясненным причинам | НН | 30 | Докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о невыходе |
| Время простоя по вине работодателя | РП | 31 | |
| Время простоя, не зависящее от работника и работодателя | НП | 32 | Заявление работника по факту простоя |
| Время простоя по вине работника | ВП | 33 | Акт о совершении работником неправомерных действий, приведших к простою, объяснительная записка работника |
| Отстранение от работы с оплатой | НО | 34 | Приказ об отстранении |
| Отстранение от работы без оплаты | НБ | 35 | Приказ об отстранении от работы |
| Время приостановки работы при задержке зарплаты | НЗ | 36 | Заявление работника по факту приостановления работы |
В случае производственной ситуации, не предусмотренной штатными формами кодирования, организация может создать собственный код и вид рабочего времени на основании приказа по предприятию. Такой принцип укладывается в положение, принятое постановлением Госкомстата РФ за № 20 от 24 марта 1999 года.
Заполнение при совмещении должностей работником
Время, отработанное совместителем, отмечается обычным образом. Отметка об отработанных часах проставляется в ячейках с соответствующими дням отработки датами. Виды рабочего времени проставляются в соответствии с номенклатурой кодов. Следует отметить, что совместителю запрещается работать на полную ставку. При пятидневной рабочей неделе, принятой на предприятии, совместитель может работать ежедневно не более 4-х часов. В случае сменного графика такой сотрудник может работать с нагрузкой, не превышающей стандартную.
Кроме того, совместитель может в разные дни отрабатывать разное количество часов в зависимости от его загруженности по основному месту работы. Совместители могут быть внутренними и внешними. Для внешнего совместителя предусмотрен отдельный табель учета рабочего времени. Для внутреннего существует общий порядок включения в ТУРВ отработанного им времени, главное, чтобы количество отработанного времени не превышало предусмотренные трудовым договором нормы по нагрузке и фиксировалось раздельно, так как суммировать часы, отработанные по совместительству, не рекомендуется. В ТУРВ имеются специальные колонки с кодировкой – СВ, образец заполнения для работника при внутреннем совмещении на демонстрации ниже:
Внесение данных об отпуске
Как только работник в соответствии с графиком отпусков по своему заявлению и на основании приказа, заверенного руководителем, отправляется в ежегодный оплачиваемый отпуск, в ТУРВ ежедневно вносятся отметки по соответствующему коду. Работник, имеющий право на дополнительный отпуск с датой выхода по своему выбору, может присовокупить его к основному отпуску. В ТУРВ доп. отпуск вносится отдельно от основного с соответствующим кодом.
Женщины, уходящие в отпуск по беременности и родам, имеют право покинуть рабочее место за 70 дней до запланированной даты родов и за 84 дня при многоплодной беременности. В сумме дней отпуска может быть 140 или 194, установленных ТК РФ ст. 255. Равные условия по использованию такого вида отпуска определены для усыновителей. По окончанию отпуска матери любой из родителей или ближайший родственник, а также опекун могут воспользоваться своим правом на отпуск по дальнейшему уходу за ребенком до 3-х лет с сохранением за таким сотрудником его рабочего места.
Отметка о предоставленном сотруднику отгуле
На основании ФЗ за № 402 от 6 декабря 2011 года компании могут использовать собственную форму ТУРВ, но все-таки обязаны проставлять отметки в соответствии со стандартной кодировкой. Коммерческие предприятия имеют право привлекать к сверхурочной работе своих сотрудников, оформив должным образом соответствующие случаю документы. Компенсация за работу в выходные дни может быть произведена в денежном выражении или в форме предоставления отгула.
Особенности труда в выходные дни и оплаты за него регламентированы ТК РФ. Работник может самостоятельно выбрать форму оплаты: по двойному тарифу или однократному плюс дополнительный выходной день. Такое изменение условий работы трудового договора должно быть оформлено изданием локальных актов и внесением соответствующих отметок в ТУРВ. Образец заполнения табеля с учетом пометок об отгуле представлен ниже:
Отражение больничного листа
Дни неявки сотрудника на работу по причине болезни фиксируются в ТУРВ на основании больничного листа, выданного медицинским учреждением. Отметки поставляются в соответствии с принятым кодом с дальнейшим подсчетом дней и часов, фактически отработанных работником. Из расчетов исключаются дни больничных и выходные. Нередки ситуации, когда сотрудник заболевает во время отпуска. В этом случае отметка об отпуске производится до начала даты, отмеченной в больничном листе. Далее проставляется отметка «Б» на количество дней болезни. После закрытия больничного листа, если он не вышел за рамки отпуска, дни отпуска проставляются, как обычно. На основании ст. 124 Трудового Кодекса РФ отпуск, совпавший с больничным, должен быть продлен на количество дней, равное дням по больничному листу, либо перенесен на следующий период. Перенос отпуска возможен на основании заявления работника.
Образец заполнения ТУРВ по факту предоставления больничного листа:
Инструкция по заполнению
Резюме оформления табеля учета рабочего времени предоставляется в виде краткой инструкции:
| Место размещения данных | Данные |
|---|---|
| Шапка документа | Название организации в соответствии с учредительными документами, наименование структурного подразделения. |
| Номер документа | Порядковый номер ТУРВ. |
| Дата документа | Последний день отчетного месяца. |
| Отчетный период | Период с 1-го по последнее число отчетного месяца. |
| 1 столбец 1 раздел | Порядковый номер сотрудника. |
| 2, 3 столбец | Сведения из ЛК формы Т-2. |
| 4, 6 столбец | Код вида рабочего времени в соответствии с принятыми стандартами, количество отработанных часов в каждом дне отчетного периода. |
| 5,7 столбец | Промежуточные итоги первой половины месяца для начисления авансовых платежей. |
| 8 – 17 столбцы | Заполняются в конце отчетного месяца с учетом выходных, больничных, прогулов. Столбец 8 – данные суммируются из верхних значений столбцов 5+7, 9= из нижних значений 5+7 |
| 14, 16 столбцы | Количество всего отработанных дней и часов. |
| 17 столбец | Общее количество праздничных и выходных дней на каждого работника в отчетном месяце. |
Типичные ошибки при заполнении табеля учета рабочего времени
К числу распространенных ошибок, допускаемых в процессе оформления табеля учета рабочего времени, можно отнести:
- отсутствие данных о должности сотрудника;
- отсутствие данных табельного номера сотрудника;
- некорректное внесение данных о количестве отработанных часов в предпраздничный день: количество часов должно быть равно 7;
- отметка о явке сотрудника в праздничный день, не оформленная локальными документами: все данные о выходных и праздничных днях должны соответствовать производственному календарю, принятому на 2019 год;
- наличие заштрихованных помарок: неверные данные должны быть перечеркнуты тонкой линией, верные данные внесены сверху и завизированы подписью ответственного лица с датой произведенных изменений.
Образцы заполнения и чистые бланки
- Форма Т-12 ()
- Форма Т-12 ()
- Форма Т-13 ()
- Форма Т-13 ()
Вконтакте
