Генеральный директор - официальный представитель компании, уполномоченный заключать договора и подписывать соглашения с работниками и контрагентами. Данные об этом человеке занесены в Единый государственный реестр юридических лиц. Поэтому после подписания протокола о выборе нового управленца сведения о нем передаются в налоговую инспекцию для дальнейшего изменения данных в ЕГРЮЛ. Когда исправления внесены, выпускается приказ о трудоустройстве. После оформления необходимых документов о принятом решении можно уведомить партнеров.
Сразу отметим, что информационное письмо о смене генерального директора (образец представлен ниже) по закону не является обязательным, если только это прямо не предусмотрено договором с контрагентом. Иными словами, компания по собственному желанию сообщает или не сообщает о новом руководстве. Письмо контрагенту о смене директора - это в большей степени дань деловому этикету, нежели обязанность предприятия.
Бланк письма о смене генерального директора
Письмо-уведомление о смене генерального директора (образец заполненный)
Поскольку контрагентов не обязательно уведомлять об изменениях в компании, письмо о смене фамилии директора достаточно простое. Оно составляется в свободной письменной форме, но в нем надо обязательно указать:
сведения о новом руководителе;
реквизиты документов, на основании которых он вступил в должность (их копии в приложении);
дату, с которой новый работник приступил к обязанностям.
Когда сообщать о новом руководителе обязательно
В отличие от партнеров, уведомлять об изменениях в ЕГРЮЛ в обязательном порядке необходимо банки, которые обслуживают юридическое лицо. Согласно инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов», пока клиент не идентифицирован, обслуживать его запрещено. Поэтому назначение нового руководителя - повод подготовить и направить информационное письмо о смене директора для банка, поскольку помимо отправки уведомления руководителю придется прийти в банк лично. У него возьмут образцы подписей, после чего позволят подписывать платежные поручения и проводить все финансовые операции.
Можно перечислить разные обстоятельства, при которых в ООО меняют гендиректора. Данные по сотруднику на этой должности в учредительных документах не отображаются. Но зато они содержатся в ЕГРЮЛ. Потому любые соответствующие изменения требуют государственной регистрации. Сама регистрация должна пройти не менее, чем через три дня после того, как на общем собрании было принято соответствующее решение.
При работе с документами официального типа наиболее широким набором полномочий наделяют гендиректоров. Потому к вопросу смены человека на этой должности надо подойти с максимальной серьёзностью. И опираться только на действующее законодательство.
Чтобы избежать возможных проблем в дальнейшем, необходимо позаботиться об оформлении:
- Бумаг учредительного характера.
- Процесса по передаче печати. Материальные личные ценности передаются отдельно.
Наиболее частые причины смены людей на должности – либо желания остальных членов сообщества, либо личное стремление самого специалиста.
В любом случае, о замене надо письменно известить кандидата не позднее 30 дней до того, как пройдёт непосредственное увольнение. Относительно ухода сообщает и сам сотрудник, если это решение принимается по собственному желанию.
Учредители могут не только согласиться с таким заявлением, но и отвергнуть его. Если они согласны – занимаются организацией общего собрания, на котором составляется протокол.
Отдельно принимают решение по смене руководящего состава. После этого максимум за 3 дня сам руководитель должен подать документы в налоговые органы, чтобы там внесли необходимые изменения.
Информационное письмо о смене генерального директора: образец и реквизиты
«Уведомление о смене генерального директора» – обязательный документ, предусмотренный законодательством. Сначала такие письма направляются в банки, занимающиеся обслуживанием счетов юридического лица. И только потом – контрагентам.
Обращаемся к представителям налоговых органов
Адресату документы направляются уже после того, как внесены соответствующие изменения. И после того, как в содержании Росреестра уже подтверждено, что гендиректор сменился. До этого момента решение не имеет никакой силы, и нет смысла составлять саму бумагу.
Официальное письмо направляется в налоговую службу сразу после того, как возникает соответствующий повод.
Это обязательное требование согласно закону. Для этого используют форму №P14001 . Других документов не нужно, только само заявление.
Общаемся с банками и контрагентами
В данном случае форма составления письма – свободная. Банкам необходимо сообщить новую информацию максимум за три рабочих дня. Иначе на предприятие налагается штраф.
В каком порядке заключается договор между ИП и ООО? Статья на эту тему
С юридической точки зрения, контрагентам не обязательно отправлять такое письмо. Но лучше сообщить своим партнёрам об изменениях, чтобы подстраховаться на будущее. Особенно, если увольнение директора связано с утратой доверия. В деловом мире это считается правилом хорошего тона.
Есть сведения, присутствие которых обязательно:
- Документ пишется от лица только нового руководителя. В конце стоит его подпись, обязательно заверенная у нотариуса.
- Не надо уточнять, почему именно уволили предыдущего директора. Особенно, если не хочется распускать лишних слухов. Достаточно использовать одну короткую фразу. Если нет желания, причину можно вообще не указывать . Согласно общим требованиям, вообще можно не указывать ничего, кроме самого факта снятия старого руководителя с должности, и назначения на его место нового. Для остальных сведений – приложения.
Одним из обязательных приложений будет копия протокола общего собрания, на котором и принято решение об отстранении нового директора, и назначении нового.
Прикрепляются сами конкретные решения о снятии с должности и назначении на неё. Что касается обязательных реквизитов, то достаточно будет полного названия организации вместе с электронным адресом почты.
Если генеральный директор меняется одновременно с учредителем
В данном случае процесс проходит согласно общим правилам. Небольшое изменение – лишь в том, что новый учредитель сам пишет заявление от своего лица . И потом его принимают в состав руководителей предприятия.
В этом случае проводится общее собрание, на котором принимаются определённые решения.
- Утверждение нового формата учредительных и других документов.
- Внесение изменений в состав учредителей.
Протокол с формой Р14001
К заполнению этих форм необходимо подойти со всей ответственностью.
Достаточно малейших ошибок и неточностей, чтобы адресаты просто отказались внести соответствующие изменения.
Форма Р14001 встречается в двух вариантах. Один – новый, другой является устаревшим. Актуальность сохраняет каждый, потому допускается заполнение любого. Отдельного внимания заслуживает поле с Адресом – туда вносят только информацию, соответствующую классификации КЛАДР.
- Скачать образец информационного письма
Информационное письмо составляется с целью информирования, рекламирования продукции, предложения сотрудничества и в других случаях. В информационном письме может указываться на смену цен, реквизитов и др. Существует несколько видов информационных писем. Сообщение, заявление, подтверждение, напоминание и подобные виды писем должны быть составлены согласно принятым правилам делового общения.
Как написать информационное письмо
Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.
В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:
- письмо-сообщение (извещение, уведомление) - о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
- письмо-заявление - о каких-то намерениях адресанта;
- письмо-подтверждение - о получении товара, денежных средств, документов;
- письмо-напоминание - о выполнении обязательств;
- рекламно-информационное письмо - реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.
Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.
Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.
Образец информационного письма о смене директора
О смене директора
Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № xx от xxxxxxx г. С xxxxxxx г. директором ООО «Мишень» назначен Петров Петор Петрович
Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.
Образец информационного письма о выставке
Уважаемые участники!
Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней .
- Выставка состоится 09 февраля 2012 года с 9.00 до 19.00 на Ленинградском бульваре в здании «Дома Культуры» Союза журналистов Украины.
- Минимальный размер изображения по короткой стороне - 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне - 45см (напр. отпечаток 30х45).
- Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
- Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
- Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. для предварительного ознакомления их мини-изображения (preview 800х600 точек) с названием и фамилией автора вам необходимо до 01 февраля .
- Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля .
C уважением, оргкомитет
Приложение. Сведения о фотовыставке (жюри, партнеры).
Гендиректор является представителем общества в отношениях с государственными органами, работниками и партнерами. В случае избрания на эту должность другого лица меняется и лицо фирмы, поэтому о данном факте следует уведомить тех, с кем фирма выстраивает отношения. Для этого партнеру направляется письмо о смене генерального директора, образец которого вы сможете найти в данной статье.
Когда и как происходит смена гендиректора
Назначение нового руководителя может быть обусловлено как заранее оговоренными причинами, так и непредвиденными обстоятельствами.
Случаи, когда с директора снимаются полномочия по управлению обществом, как правило, предусматриваются уставом ООО. Среди них:
- истечение срока, на который директор назначался;
- волеизъявление самого директора;
- общее решение сторон;
- смерть лица, являвшегося директором;
- избрание нового директора.
Данные основания являются самостоятельными и не зависят от эффективности деятельности руководителя. Последняя является особым обстоятельством, которое подвергается оценке других органов управления ООО и собственников бизнеса. Основания для смены директора в этом случае совпадают с основаниями увольнения по инициативе работодателя, предусмотренными ТК РФ (ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В частности, участники общества могут принять решение сменить гендиректора, если тот:
- систематически нарушает свои трудовые обязанности (п. 5 ст. 81 ТК РФ);
- нарушил коммерческую тайну (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
- совершил действия, которые дают основания для утраты к нему доверия (п. 7 ст. 81 ТК РФ);
- принял решение, которое повлекло причинение ущерба обществу (п. 9 ст. 81 ТК РФ).
Это лишь примеры действий директора, за которыми может последовать его смена. Гендиректор является в первую очередь работником общества, поэтому его пренебрежительное отношение к своим трудовым обязанностям может стать основанием для принятия на эту должность нового работника.
Переизбрание гендиректора оформляется решением общего собрания участников общества или совета директоров в зависимости от того, кем избирается в данном обществе гендиректор, либо единоличным решением единственного учредителя.
Данное изменение регистрируется в налоговом органе путем подачи заявления Р14001 . После регистрации смены директора о данном факте нужно известить банк и контрагентов.
Уведомление банка о смене директора
Сообщить обслуживающему фирму банку о том, что сменился директор, — обязанность фирмы, ведь прежний гендиректор имел полномочия подписывать платежные документы от имени ООО, совершать действия с денежными средствами и счетами общества. Для обслуживания организации банк обязан идентифицировать клиента, а для этого он должен убедиться в наличии у представителя клиента полномочий действовать от имени последнего.
Поэтому сразу после регистрации изменений в реестре юрлиц обществу следует направить в адрес банка письмо-уведомление с сообщением о смене директора, а лучше новому директору лично посетить банк для того, чтобы оформить карточку образцов подписей и подтвердить свое право выступать в отношениях с банком от имени ООО.
В банк необходимо представить:
- решение о смене директора;
- выписка из реестра юрлиц;
- паспорт нового руководителя;
- приказ о его назначении.
Письмо контрагенту о смене генерального директора
Уведомление об изменениях партнеров фирмы - скорее правило делового этикета. Закон не устанавливает такую обязанность организации.
Деловой смысл этого уведомления заключается в том, что гендиректор:
- вправе вступать в договорные отношения с другими организациями от имени ООО, обладает правом подписи договоров и связанных с ними документов;
- является «лицом фирмы» и представляет ее в отношениях с государственными органами и контрагентами, в том числе отвечает за сохранение ее деловой репутации;
- ведет деловую переписку от имени ООО, принимает претензии от организаций-контрагентов и др.
Так как такое письмо не является обязательным, требования к его форме не установлены. Уведомление составляется в свободной форме с учетом правил деловой переписки.
В процессе деятельности организаций, предприятий и иных субъектов хозяйствования может происходить смена руководителя. Информацию о данном событии необходимо в обязательном порядке предоставлять надзорным и контролирующим органам и службам. В частности, для предъявления уведомления о смене генерального директора в банковские учреждения существует определенный порядок.
Процедура смены руководителя
При назначении нового генерального директора предприятия следует подать заявление в Единый госреестр юридических и физических лиц (ЕГР), где будет проведена перерегистрация руководящего лица. Затем следует известить налоговую службу, а также сообщить новые сведения в банк. Учреждение банка, в котором открыты счета организации, не будет проводить никаких операций с денежными средствами, пока личность нового руководителя не будет подтверждена.
Документы в банк
При смене директора банку необходимо предоставить:
- справочный документ, подтверждающий внесение изменений в Единый госреестр юридических лиц;
- выписку из ЕГР, которая должна быть датирована не позднее 30-ти дней на момент предъявления;
- выписка из протокола собрания соучредителей, принявших решение о смене генерального директора, директора, руководителя;
- приказ по предприятию о назначении и вступлении в должность назначенного лица.
Новый руководитель должен лично явиться в банковское учреждение с пакетом вышеперечисленных документов. Работник банка идентифицирует назначенное лицо, вносит соответствующие изменения, а также в обязательном порядке обновляет образец подписи руководителя путем заверения банковской карточки.
Только после всех этих процедур новый директор обладает всеми полномочиями руководителя, и приобретает возможность исполнять обязанности в полном объеме.
Другие фонды
Нет необходимости направлять аналогичные уведомления в иные государственные организации и фонды (ПФ, ФСС, ФОМС и пр.). Вся информация о смене руководителя поступит электронным путем, посредством службы одного окна.
Владельцу предприятия следует осуществить контроль процесса смены генерального директора:
- организовать передачу всех документов от бывшего руководителя вновь назначенному, и оформить документально;
- проследить, чтобы освобожденное от занимаемой должности лицо не могло распоряжаться денежными средствами предприятия;
- отозвать все ранее выданные доверенности, опубликовав данную информацию в средствах массовой информации и оповестив партнеров письмом о смене ген. директора.
